Workshop Jugendkirchenmanagement (8):

Referent: Willi Schönauer, Jugendkirchen-Internetportal,

Kulturmanagement, Kuppenheim

KURZ-STATEMENT

als Antwort auf die Workshopfrage, mit Begründung

als Vorstellungsrunde und als inhaltlicher Einstieg

Jugendkirchenmanagement ist gar nicht so schwer, wie oft angenommen. Häufig werden äußere Rahmenbedingungen angeführt, die unveränderlich seien und damit jede Möglichkeit zu guter Organisation ausschlössen. Dabei reicht schon eine einzige Veranstaltung, die man sich genauer vornimmt, um nahezu die ganze Bandbreite der Möglichkeiten für professionelles Management zu erkennen. Einmal erkannt, können sie in zukünftige Planungen mit einfließen.

Zum Beispiel ist es ganz einfach, eine Zeitplanung aufzustellen, wenn man die Veranstaltung rückwärts rechnet, also bei der Veranstaltung selbst beginnt und dann überlegt, welche Sachen wie früh davor erledigt sein müssen. Und auf was verzichtet werden kann, wenn man in Zeitnot kommt.

Oder zum Beispiel die Gagenvereinbarung mit einer Band: Es gibt drei Grundtypen, die richtige Wahl nimmt entscheidenden Einfluss auf das finanzielle Ergebnis der Veranstaltung und entscheidet außerdem über die Höhe von Gebühren z.B. für GEMA, Künstlersozialkasse etc.

Oder z.B. Werbung: Radio, Zeitung, Plakate, Flyer… was ist notwendig und worauf kann verzichtet werden? Hier fragen wir zunächst einige VertreterInnen unseres Zielpublikums, wie sie Veranstaltungen auswählen.

Und eine frühzeitig geschickte Aufteilung unserer Finanzkalkulation hilft, die Kosten jederzeit im Griff zu behalten und erleichtert zukünftige Kalkulationen.

Natürlich können einzelnen Bereiche im kurzen Workshop nicht erschöpfend behandelt werden. Aber Zusammenhänge werden deutlich, ein Überblick entsteht und  durch das aus der Praxis kommende Denkprinzip kann professionelles Management auch ohne Fachbegriffe sofort umgesetzt und optimiert werden.

ABLAUF

Technische Vorbereitung: Aufbau von selbst mitgebrachtem Videobeamer und Notebook (350 W max.),

Wandzeitung für Notizen.

Begrüßung,

kurze Vorstellungsrunde,

Beispielveranstaltung entwerfen, skizzieren.

Zu einzelnen Themenbereichen (siehe Inhalte) jeweils Begriffe und Problembereiche gemeinsam sammeln, einordnen, Tricks des Referenten dazu erläutern, gemeinsam diskutieren.

Zusammenfassung

Handout austeilen

Ende

Managementbereiche anhand der Organisation einer einzelnen Beispielveranstaltung:

Jugendkirchen-Management: Welche Tricks und

Kniffe helfen, Angebote und Veranstaltungen

von Jugendkirchen optimal vorzubereiten und

durchzuführen?

Beispielveranstaltung:

Nehmen wir einmal an, in der Jugendkirche ist eine brasilianische Nacht zu organisieren, mit Sambakurs, Gottesdienst, Livekonzert und Partyausklang, in Zusammenarbeit mit der örtlichen brasilianischen Kulturgruppe.

Wir selbst haben eine Veranstaltungskirche mit kleiner Licht- und Tonanlage und einer Kapazität von maximal 350 Besucherinnen (unbestuhlt).

TERMIN:

Um einen guten Veranstaltungstermin festzulegen, suchen wir im Kirchenjahr und im normalen Kalender passende Zeitfenster aus (z.B. nicht gerade am Volkstrauertag, da gilt außerdem ein Tanzverbot), berücksichtigen dann z.B. Ferien, Brückentage, örtliche Großveranstaltungen (Gewerbeamt fragen!), TV-Ereignisse wie z.B. Fußballweltmeisterschaft und überlegen, wann unsere BesucherInnen-Zielgruppe besonders gerne zu so einer Veranstaltung kommen würde, z.B. Freitags oder doch lieber Samstags? Dann fragen wir bei unserem Kooperationspartner (örtliche brasilianische Kulturgruppe) nach ihren Terminwünschen und bei der vorgesehenen Samba-Band nach, welche von den übrig gebliebenen Terminen günstig wäre,

Zeitplanung

Vorbereitungszeitschiene rückwärts

Sobald der Termin feststeht, rechnen wir die ganzen nötigen Vorbereitungen rückwärts:  Wenn z.B. in einem monatlich erscheinenden Veranstaltungsmagazin für die Veranstaltung Werbung erscheinen soll, dann ist dafür meist am 10. des Vormonats Redaktionsschluss, d.h. bis 3 Tage vorher müssen die Bilder und Infotexte der Band bei uns sein, vorher muss der Vertrag mit der Band unterschrieben sein, der muss davor verhandelt werden.

Das Plakat soll zwei Wochen lang hängen, die Helfer brauchen eine Woche zum Aufhängen, die Post drei Tage, um die Plakate zu verschicken. Die Druckerei braucht eine Woche für den Paketdienst-Versand, zwei Wochen zum Drucken. Der Graphiker braucht Bilder der Band mit Info drei Wochen vor Abgabe bei der Druckerei. Ein Angebot einzuholen bei drei Graphikern braucht drei Wochen.

V-Ablauf

Auch für die Veranstaltung selbst erstellen wir einen Ablaufplan. Z.B. Partyende 24 Uhr, weil auch 16-Jährige daran teilnehmen, Partyzeit 2 Stunden, davor die Band zwei Stunden, davor Kleinkunstdarbietung 30 Minuten, davor Gottesdienst, davor Soundcheck, davor Aufbau der Band, davor Aufbau der Technik

Zeitmanagement

Ich muss z.B. für die Veranstaltung einen Zuschussantrag über 5000 € stellen, Abgabeschluss ist in vier Tagen, also eine ganz wichtige, dringende Arbeit. Viele Menschen haben jetzt eigenartigerweise das Bedürfnis, vorher noch schnell einige Kleinigkeiten erledigt, damit sie sich danach so richtig auf die große Arbeit konzentrieren können, z.B. den Kollegen anzurufen, um hallo zu sagen, außerdem noch schnell die Mails checken, in einer meldet sich Karin aus Korsika und bekommt ausführlich beschrieben, wie schlecht das Wetter hier gerade ist, der Papierkorb sollte noch geleert werden, ein kleines Hilfsprogramm vorab  auf dem PC updaten, die Schreibtischschublade aufräumen, ein Schild bitte nicht stören wird auch noch gebastelt und schwups ist die Arbeitszeit vorbei. Man ist von der Arbeit einerseits erschöpft, hat aber gleichzeitig das Gefühl, nicht vorangekommen zu sein, weil die wichtig-dringende Arbeit liegen geblieben ist. Und bis zum nächsten Morgen haben sich schon wieder zahlreiche kleine störende Aufgaben angesammelt… Besser ist, wir notieren uns alle Arbeiten auf und teilen sie dann in vier Kategorien ein:

wichtig und dringend (wd)

nur wichtig (w)

nur dringend (d)

weder wichtig noch dringend (wwd)

Dann nummerieren wir die Arbeiten in jeder Kategorie in Reihe der Prioritäten.

Wenn wir jetzt konsequent nach dieser Reihenfolge arbeiten, dabei jeden Arbeitstag halb nur für die wd’s freihalten, einen viertel Tag für die w’s und d’s, und ganz wichtig, einen viertel Tag bewusst für Kreatives ganz freihalten und die restlichen Dinge (wwd’s) nur erledigen, wenn zwischendurch mal Luft ist. Natürlich verändern sich Prioritäten mit der Zeit, daher ist es sinnvoll, die Einteilung wöchentlich zu überprüfen und zu ergänzen. Wenn insgesamt zu wenig Zeit ist, fallen die wwd’s aus der Bearbeitung heraus, das ist besser, als wenn wd’s nicht bearbeitet werden könnten.     

INHALT:

Zielgruppenansprache

Wir wollen mit unserer brasilianischen Nacht die 16-22järigen Jugendlichen erreichen

Das Programmangebot sorgt auch automatisch für eine Zielgruppenauswahl, z.B. würde ein Auftritt der Kastelruther Spatzen automatisch ein älteres Volksmusikpublikum ansprechen. Da wir die aktuellen Vorlieben und Wünsche der anvisierten Zielgruppe selbst meist nicht so genau kennen, fragen wir sie, und zwar bildet eine stellvertretende Gruppe Jugendlicher ( z.B. in der Schule angesprochen) die Programmgruppe, die uns bei der Programmauswahl berät und Ideen einbringt. Dadurch wird die Gefahr, am Zielpublikum vorbei zu planen, drastisch reduziert. Sobald klar ist, in welche Richtung die Veranstaltung gehen soll, können lokale Szene-Größen und –KünstlerInnen angesprochen werden, ob sie sich mit ihren Ideen und ihrem Insider-Fachwissen in das Projekt mit einbringen wollen, häufig sind sie dazu bereit, denn Kirche ist eine interessante „Veranstaltungslocation“.

PR:  Jede Zielgruppe braucht ihren eigenen Werbemix, am Besten fragen wir auch hier die Programmgruppe, wie sie üblicherweise von Veranstaltungen der geplanten Art erfährt, ebenso wird der  Kooperationspartner gefragt. Der maßgeschneiderte Werbemix könnte z.B. ein vierzehntägig erscheinendes Szenemagazin „Samba und Salsa“ sein, kombiniert mit dem lokalen Monats-Veranstaltungsmagazin / Rubrik „Latin Events“ sowie Flyer in einem Szene-typischen Design, die in angesagten Kneipen ausliegen und vor einigen Schulen verteilt werden, außerdem je 1 Plakat in den einschlägigen Szene-Kneipen im Umkreis, Veranstaltungseintrag auf zwei Szene-Hompages und Radioankündigung in einem Webradio und einem Radiosender.  Übrigens: Um einen guten Flyer erstellen zu können, sollte man einen Flyergestalter aus der jeweiligen Szene engagieren und ihm außerdem einige zuvor eingesammelte Flyer von ähnlichen Veranstaltungen mitgeben, aus denen der neuer Flyer hervorstechen soll.

Deko: Jugendliche schätzen es bei vielen Arten von Events, wenn sie liebevoll mit „fetter“ Deko gestaltet sind, manche freuen sich darauf, hier phantasievolle Kreativität ausleben zu können. Daher sollte frühzeitig eine Szene-nahe Deko-Gruppe gebildet und ihr ein kleines Budget zur Verfügung gestellt werden. Außerdem gibt es zahlreiche Verleiher von Deko-Materialien und auch ein Theater-Fundus kann angefragt werden. Bei unserer geplanten Brasilianischen Nacht sind nach meinen Erfahrungen z. B. Palmen, Hängematten und Liegestühle Pflicht… Wenn dann im Veranstaltungsraum einige großformatige Blickfänge installiert sind, müssen sie zur Hervorhebung natürlich noch gut ausgeleuchtet werden. Relativ einfach ist auch eine Rauminszenierung mit farbigem Licht und Projektoren, unabhängig von der Bühnenbeleuchtung.

Einrichtung: Ist die Saalbeleuchtung ausreichend? Gibt es ausreichend Stromanschluss? Werden Vorhänge benötigt? Sind genügend Toiletten vorhanden? Sind Wegweiser nötig? Werden Tische benötigt, z. B. für Infostand, Eintrittskasse…? Soll es eine Garderobe geben? Reichen die vorhandenen Toiletten? Um nichts zu vergessen, kann man gedanklich (möglichst zusammen mit den ZielgruppenvertreterInnen) einen Besucher spielen, der den Weg zu Veranstaltung antritt und die Veranstaltung mit all seinen Bedürfnissen und Wünschen durchlebt. Das wird aufgeschrieben und später in Themenbereiche sortiert.

Gastro: Machen wir die Gastro selbst oder vergeben wir sie an Dritte gegen Übernahme einiger Kosten? Werden Getränke ausgeschenkt? In Bechern oder im Glas? Gekühlt? Kühlaggregat mit welchem Stromanschluss? Brauchen wir einen Tresen und eine Gelegenheit, um Geschirr zu spülen? Wer liefert uns Getränke auf Kommission? Gibt uns der Lieferant zusätzlich einen Werbekostenzuschuss oder stellt er uns Tische zur Verfügung? Soll bestuhlt werden und wenn ja wie? Sind bei geplanter Reihenbestuhlung verkettbare Stühle vorhanden? Ein Getränkehändler oder ein Catering-Unternehmer kann uns hier beraten. Achtung: Abgabe von Getränken entweder zum exakten Einkaufspreis oder weniger, z.B. Fanta-Fläschchen für 67 Cent oder gegen freiwilligen Spendenbetrag, bei anderer Preisgestaltung wird man automatisch Gewerbetreibender, muss Umsätze versteuern und braucht meist vom Gewerbeamt eine Erlaubnis, „Gestattung“ genannt (=vereinfachte Konzession), die frühzeitig beantragt werden sollte.

Booking

Gagenvereinbarung: Im Gastspielvertrag wird geregelt, was der Veranstalter und was die Künstler beizubringen und zu leisten haben. Z. B. wird vereinbart, ob eine Band eigene Verstärker mitbringen soll, um welche Uhrzeit die Band eintrifft, ob und wann sie eine warme Mahlzeit geboten bekommt und natürlich wird die Höhe der Gage festgelegt. Z.B. wird vereinbart, dass die Band 500 € pauschal bekommt – das ist aber häufig die ungünstigste Vereinbarung für alle Beteiligten. Denn meist sind darin Fahrt- und Verpflegungskosten für die Band enthalten, für die bei Pauschalvereinbarung ebenfalls Künstlersozialkasse und GEMA-Gebühren bezahlt werden müssen.

Fixgage: Besser ist z. B. zu vereinbaren, 250 € Gage plus 100€ Fahrtkostenerstattung plus 100 € für gelieferte Plakate plus 50€ Reiseverpflegungserstattung. So eine Vereinbarung sollte man mit der Band schließen, wenn sie uns einen „Freundschaftspreis“ gemacht hat oder wenn wir bei einem Festival sehr viele Gruppen auftreten lassen.

Auf Eintrittsbasis: Hier wird vereinbart, dass die Band einen festen Prozentsatz der Eintrittsgelder erhält, z. B. 60% für die Band, 40% für uns als Veranstalter. Kommen wenige BesucherInnen, zahlt die Band drauf; kommen viele BesucherInnen, erhält die Band u. U. ungerechtfertigt viel Gage, aber der Veranstalter hat sein finanzielles Risiko deutlich verkleinert. So eine Vereinbarung bietet sich für neue Veranstaltungsreihen und Experimentelles an, im Nachhinein sollten für die Gesamtsumme dann dennoch Einzelquittungen ausgestellt werden, aufgeteilt nach Fahrtkosten, Verpflegung, Plakaten, reine Gage etc.

Break Even - Vereinbarung: Hier benennen beide Partner (Band und Veranstalter) ihre fixen Unkosten, z. B. die Band 300 € und der Veranstalter 400€. Dann vereinbart man, dass die Band in jedem Fall ihre Unkosten (= 300 €) erhält und erst an dem Break Even-Point beide Partner prozentuale Anteile erhalten. Der Break Even-Point ist dabei die Summe der Fixkosten beider Partner, in unserem Beispiel 300 € der Band plus 400 € des Veranstalters = 700 €. Wenn also nur 400 € eingenommen wurden, erhält die Band 300 € Unkosten, wenn z. B. 800 € eingenommen wurden, erhält die Band 300 € Unkosten plus den vereinbarten Prozentanteil von

100 € (der Betrag, der über dem Break Even-Point von 700 € liegt).

Technik: Die „Generation VIVA“ ist geprägt durch ihre Sehgewohnheiten. Sie hat daher auch an unsere Veranstaltungen bestimmte Erwartungen, denen meist nur mit aufwendigem Technikeinsatz entsprochen werden kann. Wer sich einmal bei kommerziellen Veranstaltern umgesehen hat, was diese z. B. in Diskotheken an technischem Aufwand treiben, wird ahnen, was ihn erwartet, wenn er in diesem Bereich als Mitbewerber auftreten will und welche Mittel er dafür bereitstellen muss.  Idealerweise haben Veranstalter und unsere Beispiel-Band jeweils einen sog. Technical Rider. In ihm beschreibt die Band, welche Instrumente in welcher Aufstellung gespielt werden und welche Anforderungen sie besonders an die Tonanlage hat etc. Der Veranstalter beschreibt in seinem Technical Rider die örtlichen Gegebenheiten, z. B. eine Bühne aus  Einzelpodesten, Maximalgröße 6 x 8 m, Rückseite schwarze Vorhänge, Stromanschlüsse 1 x CEE 64 A plus 2 x CEE 16 A, wie viele Personen in den Saal passen, ob ebenerdig angeliefert werden kann etc. Sobald in den Vorgesprächen diese Technical Rider bzw. die Anforderungen ausgetauscht sind, beginnt das Verhandeln. Ob z. B. die Band auch mit der vorhandenen Hausanlage spielen kann, wenn man noch zwei Boxen dazuleiht, hierzu telefonieren normalerweise der Haustechniker und der Bandtechniker miteinander. Was die Band nicht mitbringt und beim Veranstalter nicht vorrätig ist, muss meistens teuer dazugemietet werden. Bereits bei wenigen ähnlichen Veranstaltungen pro Jahr kann es sich lohnen, eigenes Equipment anzuschaffen. Das bedeutet jedoch, dass Planungsunterlagen und Erfahrungswerte vorliegen, die das Management liefern muss.

Bühne: Meist aus Einzelpodesten 1 x 2 m mit Steck- oder Scherenfüßen meist 80 – 100 cm hoch, gängige Größe 6 x 8 m = 12 Podeste.  Muss aufgebaut sein, bevor die Beleuchtung eingerichtet wird und bevor die Band eintrifft. Achtung: Bei über 1 m Höhe müssen Geländer angebracht werden.

Rigging: Bezeichnet die Traversenkonstruktion, die für Beleuchtung, Boxenaufhängung etc. benötigt wird.

Licht: Die Lichtanlage sorgt für eine stimmungsvolle Ausleuchtung der Bühne und bei Bedarf auch für eine Lichtinszenierung der gesamten Location. Üblicherweise werden für Bandauftritte mindestens 12 farbige Scheinwerfer von hinten und 12 farbige Scheinwerfer von vorne eingesetzt. Bei den älteren PAR-Scheinwerfern sind die Scheinwerfer zu sog. 6er-Bars zusammengefasst, haben je Scheinwerfer 500 oder 1000 W, das bedeutet alleine hierfür schon 24 kW Stromanschluss. Jeder Scheinwerfer steht für eine Farbe, die durch eine vorgehängte Farblichtfolie erzeugt wird. Vorausgesetzt, wir haben vier Farben im Einsatz, die gleichmäßig verteilt sind, wird eine einzelne Farbe von jeweils sechs Scheinwerfern wiedergegeben. Ersatzweise kommen inzwischen immer mehr die modernen Moving-Head-Scheinwerfer zum Einsatz, die statt starrer Farbfolien selbst die unterschiedlichsten Farben erzeugen können. Sie sind außerdem mit HighTech-Lampen ausgestattet, die wesentlich weniger Strom verbrauchen. Da ihre Ausrichtung auf die Bühne ferngesteuert wird, entfällt z. B. das zeitaufwendige Einrichten der herkömmlichen Lichtanlage. Ihre Anschaffung ist zwar teurer, spart aber Nebeneinrichtungen wie Dimmer und höher ausgelegte Stromanschlüsse. Das Licht wird meist von einem Lichtmischpult gesteuert, das in einiger Entfernung vor der Bühne am sog. FOH-Platz (Front of House) neben dem Tonmischpult aufgestellt wird.

Ton: Die Tonanlage besteht aus den Mikrofonen, dem Mischpult (am FOH-Platz), den Lautsprechern für das Publikum (PA = Public Address), den Lautsprechern für die Band (Monitor-Boxen), der Verkabelung (Multicore u. a.) und den Verstärkern / Boxen für Gitarre, Bass etc. (Backline).

Medien: Hier sind meist Beamer im Einsatz (mit einer Leistung von 2500 ANSI-Lumen an aufwärts), den dazugehörigen Wiedergabegeräten und einer geeigneten Leinwand (Auf- bzw. Durchprojektion auf Spannrahmen).All diese Technikanforderungen haben Einfluss auf Kosten- und Durchführungsaufwand der Veranstaltung, können das Gelingen unterstützen oder stark beeinträchtigen und müssen im Jugendkirchen-Management eingeplant werden.   

Durchführung

Sicherheitskonzepte: Wer darf wann wohin? Welche Kontrollen muss es geben? Wer kontrolliert wie welche Personen in welcher Zeitspanne? Wieviel Securitypersonal ist nötig, abhängig von erwarteter Gästezahl, Art der Veranstaltung, Übersichtlichkeit der Räume und des Umfeldes etc.. Welche Sicherheitsreserven müssen und können wir uns durch Vorausplanung erarbeiten? Sollen MitarbeiterInnen-Ausweise oder T-Shirts für die Aktiven angefertigt werden? Helles Saallicht für Notfälle? Abgabe von Flaschen und Gläsern oder Ausschank nur in Plastk-Bechern, um Glassplitter und schwere Wurfgeschosse zu vermeiden? Securityfirmen können beraten, wenn sie frühzeitig gefragt werden.

Personaleinsatz/-teams: Welche Aufgaben müssen wie lange erledigt werden? Z. B. sollten ehrenamtliche HelferInnen nicht acht Stunden lang an der Eintrittskarten-Kasse sitzen müssen. Hier wäre eine Ablösung einzuplanen. Außerdem für je ca. 5 HelferInnen eine Ersatz-/Reserveperson. Die MitarbeiterInnen dürfen nicht überfordert werden und sollten alle Gelegenheit haben, zumindest einen Teil der Veranstaltung genießen zu können. An die Verpflegung der MitarbeiterInnen denken! Frühzeitig zuständige Ansprechpartner benennen. Während der Veranstaltung eine „Zentrale“ bilden, wo alle Fäden zusammenlaufen.

Ausstattung des Ortes: Was brauchen wir? Z. B. Notleuchten? Feuerlöscher? Feuerwehrzufahrt? Sanitätsdienst? Besucherparkplätze? Bestuhlung? Backstage-Raum? Getränkekühlung?

FINANZEN:

Kalkulation

             Liste aufstellen, in der alle erwarteten Kosten und Einnahmen untereinander aufgeführt sind, in Spalte 1 den Namen, in Spalte 2 die geschätzten Kosten, möglichst gleich als Excel-Tabelle, dann bekommt man die Summe jeweils aktuell zusammengerechnet. In Spalte 3 tatsächliche Kosten, in Spalte 4 benötigte Leistungen, Spalte 5 beauftragte Leistungen, Spalte 6 fällige Rechnung, Spalte 7 Rechnung bezahlt. Mit dieser Aufteilung können wir auch mitten in den Veranstaltungsvorbereitungen noch den Überblick darüber behalten, was an Leistungen noch benötigt wird oder wie viel Geld schon ausgegeben wurde. Erst mit dieser Differenzierung können wir abschätzen, ob der Einkauf von zusätzlichem Dekorationsmaterial noch innerhalb der Schätzkostengrenze bleibt.  (Listenbeispiele siehe Anhang ganz unten)

Kostenstellen: Optimal wäre, wenn alle Kosten einer Veranstaltung zugeordnet werden könnten, also auch die anteiligen Personal-, Kopier- oder Portokosten. Erst dann würde z. B. offensichtlich, wie viel Gesamtleistung für eine Veranstaltung aufgebracht werden muss, denn manchmal sind die Vorbereitungszeiten durch teure MitarbeiterInnen nicht erfasst, während die geringen Sachkosten kaum zu Buche schlagen und mittelprächtige Einnahmen den Eindruck erwecken, als wäre die Veranstaltung ausgesprochen erfolgreich gewesen.  

Projektmittel: Sind z. B. im Soziokultur-Bereich die gängigste Finanzierungsform, weit vor der sog. Institutionellen Förderung. Um Projektmittel zu erhalten, muss man zunächst einen Überblick über mögliche Fördertöpfe haben und kann sich dann bei der Entwicklung des Programmangebots überlegen, welche Veranstaltungen man wie geschickt konzipiert, um den jeweiligen Förderprofilen möglichst genau zu entsprechen. Setzt aber langfristige Planung und frühzeitigen Fördermittelüberblick voraus.

Fundraising: Ist eigentlich eine Querschnittsaufgabe für alle MitarbeiterInnen, die idealerweise von speziell ausgebildeten Fachleuten koordiniert wird. Es geht um alle „anzapfbaren“ Geldquellen. Damit könnten die o. g. Projektmittel ebenfalls gemeint sein. Fundraising-Spezialisten werden z. B. in der Fundraising-Akademie Frankfurt/M. über eine Dauer von zwei Jahren ausgebildet. In verschiedenen Umfragen wurde ermittelt, dass viel mehr Menschen in Deutschland bereit wären, etwas zu spenden, wenn sie nur gefragt und dabei richtig angesprochen würden oder zumindest eine bequeme Möglichkeit zum Spenden aufgezeigt bekämen. Haben Sie z. B. einen Spendenknopf auf Ihrer Homepage? Nachfolgend die wichtigsten Grundlagen für Fundraising: Es muss eine gut gemachte Selbstdarstellung der eigenen Einrichtung verfügbar sein und eine auch für Laien verständliche kurze Projektdarstellung des zu sponsorenden Bereiches.

Spenden: In der Regel führt eine Spendenanfrage erst nach der fünften Anfrage zu erstem Erfolg. Es müssen griffige, leicht nachvollziehbare und ansprechende Bereiche für eine Spendenanfrage ausgewählt werden. In der Regel dürfte es einfacher sein, für ein Klavier Spenden zu sammeln als für eine Abwasserrohrspirale.

Sponsoren: Nur passende Sponsoren auswählen, immer eine Win-Win-Situation herstellen: Nur wenn beide etwas davon haben, kann Sponsoring erfolgreich laufen.

Drittmittel: Kommunen geben für bestimmte Bereiche, z. B. Kultur, Zuschüsse. Es gibt Landes- und EU-Mittel, Stiftungen fördern gemäß ihrer Stiftungszwecke, Kulturtöpfe fördern bestimmte Schwerpunkte und es gibt auch temporäre Förderaktionen wie z. B. „5000 x Zukunft“. Wenn geplante Projekte frühzeitig auf passende Drittmittel ausgerichtet werden, lassen sie sich meist bis zur Hälfte der entstehenden Kosten bezuschussen.

AUSWERTUNG:  Die Auswertung möglichst vieler Arbeitsbereiche bildet die Grundlage für zukünftiges Management. Dabei ist es für uns unwichtig, ob dreißig oder hundert Bonbons vom Teller genommen wurden, aber umso wichtiger, ob das Wechselgeld bei der Anzahl von Gästen gereicht hat, welche Kritik im Gästebuch geäußert wurde und welche Verbesserungsvorschläge die MitarbeiterInnen gemacht haben.  

Evaluation:

Bedeutet Aufnahme des Ist-Zustandes: Zunächst muss Gelegenheit gegeben werden, Bedenken, Wünsche und Anregungen zu äußern sowohl von den BesucherInnen als auch den MitarbeiterInnen. Z. B. kann ein kleiner Fragebogen ausgelegt oder ein BesucherInnen-Briefkasten aufgestellt werden (Papier und Bleistifte beilegen). Auch sollte man sich bereits vorher die wichtigen Beurteilungskriterien überlegt haben:

Beurteilungskriterien:

Die Anzahl der BesucherInnen alleine ist nicht besonders aussagekräftig. So sind z. B. 200 BesucherInnen in der Köln-Arena peinlich, aber in einem 300er Saal  ein guter Erfolg. Manchmal ist es auch wichtiger, dass zwanzig Personen sehr zufrieden mit der Veranstaltung waren und bereits nach der nächsten fragen, als dass 300 Leute zwar einmal kurz hereingeschaut haben, aber gleich wieder gegangen sind. Es kann also auch auf die Zufriedenheit der BesucherInnen ankommen, auf die Anzahl von Gästebucheinträgen, auf die Verweildauer der Gäste, auf die Beurteilung des Events durch die MitarbeiterInnen, auf die Ausbeute an Presseartikeln etc.  

Auswirkung auf Folgeveranstaltung und Programmplanung:

Wiederholungen sollten gezielt geplant werden, bei erfolgreichen Veranstaltungen ist die Wiederholung in angemessener Frist oft ein Erfolgsgarant, die Kalkulation, der Wareneinsatz, die Ablaufplanung etc. können auf die Erfahrungswerte der ersten Veranstaltung zurückgreifen sowie Zusatzwünsche und Verbesserungsvorschläge realisiert werden.  

BETRIEBSKLIMA:

Voraussetzung:

Wenn es den MitarbeiterInnen gut geht, sie Spaß an der Arbeit haben, eigene Ideen beisteuern können, in eigenen Bereichen Verantwortung tragen dürfen, Erfolgserlebnisse möglich sind, das Betriebsklima insgesamt gut ist, werden die MitarbeiterInnen die beste Leistung bringen. Es macht also nicht nur aus humanitären Gründen Sinn, ein gutes Betriebsklima zu fördern, sondern es wirkt sich auch direkt auf das Leistungsvermögen der Einrichtung aus. Hierbei sind flache Hierarchien zu bevorzugen, die Zuständigkeit wird nach den Kompetenzen der MitarbeiterInnen verteilt und nicht etwa nach dem Lebensalter oder der Betriebszugehörigkeitsdauer. Management erfolgt nach „Objectives“ und nicht etwa nach persönlichen Vorlieben.

Teamstruktur:

(Nicht: TEAM = Toll, Ein Anderer Macht’s!) Frühzeitige Klärung von Aufgabenfeldern, deren Abgrenzung untereinander und die Kommunikation zwischen den einzelnen Teams muss frühzeitig vorausgeplant und vom Management gelegentlich auf Optimierung geprüft werden. Spätestens, wenn Unzufriedenheiten geäußert werden, sollte in einer gemeinsamen Teambesprechung nach Lösungen gesucht werden, wie die Ursachen dafür beseitigt werden können.

Definition von Arbeitsfeldern:

Ideal ist es, kleine, selbstständige Funktionseinheiten zu bilden, z. B. Gastro-Team, Deko-Team, Security-Team, Künstler-Betreuung, Technik-Team und zur Sicherung der Kommunikation einen „Jour Fix“ vereinbaren. Für jedes Team könnten  BereichsleiterInnen gewonnen werden, die in diesem Bereich besondere Kompetenzen haben.

HelferInnen gewinnen:

Besonders Jugendliche werden sich nicht gerne auf zeitlich und inhaltlich unübersehbare Aufgaben einlassen. Es müssen also sehr frühzeitig Arbeitsfelder abgesteckt und gezielt Leute angesprochen werden. Besonders attraktive Jobs, z. B. die Betreuung einer angesagten Band, können auch „gecastet“ werden, Auswahlkriterium könnte sein, wer schon viel über die Band weiß, außerdem Kenntnisse in der örtlichen Scene hat und als Gastgeber-Vertreter kompetent ist.

Formale Ziele des Workshops erreicht?

Zusammenhänge der Managementbereiche erkennen, Überblick gewinnen, praxisorientierte Denkweise entwickeln, die eigenes, sofort umsetzbares professionelles Management ermöglicht und optimiert.

Zusammenfassung der Ergebnisse / Erkenntnisse:

Es lohnt sich, professionell an jede Veranstaltung heranzugehen, nur so kann ein ausreichendes Maß an Planungs-sicherheit, an Sicherheitsreserven und an Steuerungsmöglichkeiten gewährleistet werden, um den immer vorhandenen unplanbaren Überraschungen gelassen begegnen zu können.

Die Gefahr des zu viel Geplanten besteht nur selten, obwohl es immer wieder liebenswerte Chaoten gibt, die einem das einreden wollen. Spätestens aber, wenn eine Veranstaltung von BesucherInnen regelrecht überrannt wird, ist man über jede Reserve froh, die man sich durch gute Planung erarbeitet hat. Und keine Angst – Improvisationstalent bleibt weiterhin gefragt, denn nie läuft alles ganz glatt.  Wenn aber die vorausplanbaren Dinge wie am Schnürchen laufen, stößt man mit den unvermeidlichen Überraschungen nicht gleich an die Grenzen des Leistbaren.

Merke: Managementfehler lassen sich am Abend selbst meist nicht mehr ausbügeln.